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TAREAS SATELITALES Para las tareas satelitales debemos considerar varias etapas. En cada área utilizaremos métodos para encontrar información y sustentar nuestras ideas y opiniones. A estas las llamamos tareas activas y se irán encontrando mientras consideren las etapas.
Al realizar la entrevista vimos que el Ingeniero Rafael Alcántara no sabia claramente cual era el problema de la empresa. Pudimos deducir que un problema potencial era la comunicación. Por esto mismo hicimos una encuesta para ver la situación de comunicación que había en la empresa. Con esta encuesta pudimos ver que había conflictos en todos los niveles de la organización y en todos los tipos de comunicación; ascendente, descendente y horizontal. Pudimos ver al observar a sus trabajadores que no nos querían decir nada negativo. Todos aparentaban estar muy contentos en el trabajo. Al dar las entrevistas y obtener los resultados nos dimos cuenta que se contaba con muchos conflictos. Al ver los resultados de la encuesta vimos que el problema principal de la empresa que podría incluir en su producción es el hecho de que hay una comunicación pobre en todos los niveles de la organización. Los trabajadores no se sienten motivados ni sienten tener una buena relación con los demás trabajadores. Además no tienen claros sus objetivos dentro de la empresa. Estos problemas son muy graves porque al tener conchitos de comunicación entre los mismos trabajadores pro ejemplo el trabajo no es tan eficiente. Además, el mismo director no tenia idea de que estos problemas estuvieran sucediendo y que también muchos empleados tenían una mala imagen de el en cuanto a la retroalimentación que les daba. Este problema, debemos
aclarar, no se puede solucionar de un día para otro porque requiere de un cambio
por parte de toda la empresa y un cambio en la misma cultura organizacional. Por
esto mismo, daremos recomendaciones de cómo empezar este proceso y daremos
sugerencias de cómo mejorar esta comunicación entre todos los empleados y entre
directivos y empleados. Para este proyecto
comenzamos realizando una entrevista al Ingeniero Rafael Alcántara y nos
mantuvimos en contacto con el para dar a conocer resultados. Primero, como
mencionamos, realizamos una encuesta a los empleados de los diferentes
departamentos dentro de la empresa para entender el problema. también,
observamos a los trabajadores en su ambiente de trabajo para ver si este era
positivo o negativo y tratar de visualizar posibles conflictos. Obtuvimos
información cualitativa y cuantitativa que nos ayudo a sintetizar los diferentes
problemas que se tenían (motivación, retroalimentación, comunicación, etc.). Ya
con esta información, pudimos investigar mas a fondo sobre estos temas para
poder otorgar a la empresa recomendaciones sobre como resolver los conflictos
que tenia. Después de obtener esta información cuantitativa y cualitativa pudimos formular el problema como uno de comunicación. De aquí después señalamos problemas relacionados con este problema principal. Estos problemas relacionados establecen nuestras tareas satelitales (temas que investigamos para poder otorgar soluciones adecuadas y útiles a la empresa) y son: La empresa como sistema social Comunicación Organizacional Liderazgo Grupos de Trabajo Eficientes Motivación Este paso es de gran
importancia para una empresa. Debemos encontrar alternativas para este problema
de comunicación ya que afecta a la empresa a corto y a largo plazo. Después de obtener la información seleccionamos ciertas soluciones para el conflicto. Se obtuvo mucha información con base bibliografica y comparamos estas. Vimos que conceptos dentro de cada solucione y subtema son prioridades y las establecimos. Estas soluciones fueron: La empresa como un sistema social Utilizando como referencia el modelo de Katz y Kahn podemos sugerir varios aspectos para mejorar las fallas de la comunicación en la empresa. El modelo de Katz y Kahn nos habla de las organizaciones como un sistema social y como este se fundamenta en ciertas actividades. Estas actividades son complementarias o interdependientes con respecto a un producto final esperado. Aquí podemos mencionar el asunto positivo de que existe una interdependencia en los departamentos y un trabajo complementario dentro de los departamentos individuales por lo cual partes de esta teoría serian mas fáciles de aplicar. Este modelo establecer varias características de las organizaciones como sistemas sociales. En esta empresa en particular, y por los problemas que se tiene, seria bueno implementar características como: El hecho de que las organizaciones como sistemas sociales se crean en base a actitudes, percepciones, creencias, motivaciones y expectativas nos podría beneficiar porque se podría buscar crear la empresa en un tipo de sistema social en base a ciertas expectativas y percepciones del jefe y actitudes, motivaciones y expectativas personales del trabajador. Además de esta característica podemos considerar el hecho de que las funciones,normas y valores son los principales componentes del sistema social. Al implementar esta idea podemos crear una empresa con una fuerte visión y misión externa como interna para crear así una cultura organizacional adecuada que se comparta entre todos los miembros de la empresa. Esta cultura organizacional no solo incluye las normas y valores dentro de una empresa, sino también como se va a ejercer la autoridad y como se solucionaran disputas internas y externas. también, las organizaciones sociales representan un desarrollo de funciones interrelacionadas. Como mencionábamos anteriormente, podemos aprovechar el hecho de tener relaciones interdependientes en el trabajo como una oportunidad y lograr una mayor productividad y un mejor ambiente de trabajo. Además de estos aspectos podemos adoptar la idea de la organización como un sistema de roles. Con un rol nos referimos a “el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización.” Debemos entonces establecer roles claros para todos aquellos que trabajan en la organización y comunicar el conjunto de actividades que se espera de ellos en base a estos roles. Comunicación Organizacional Un problema dentro de la empresa es que los empleados no sienten que hay una comunicación eficiente desde el nivel jerárquico mas alto hacia ellos. A esto lo llamamos comunicación descendente. El propósito de este tipo de comunicación es el de emitir mensajes de los directivos a los empleados. Se deben considerar varios aspectos para poder mejorar este tipo de comunicación: Los directivos deben ser sensibles en la presentación de la información (se debe tomar en cuenta la forma de ser de los empleados) Los directores se deben preparar para dar estos mensajes con claridad (se debe enfocar a las necesidades de la empresa y de los empleados.) Se debe buscar ser abierto al dialogo autentico con los empleados y no permitir que el poder autocrático del directivo no permita el acceso de los empleados a pedir explicaciones mas concretas sobre el trabajo que se pide. Se debe buscar dar instrucciones claras y especificas sobre el trabajo a realizar. Un problema dentro de la empresa es justamente esto. Los empleados no saben que deben hacer y no saben los objetivos de los respectivos trabajos que realizan. Se debe dar retroalimentación y permitirse recibir retroalimentación. De esta manera se garantiza un bienestar mayor para la empresa. Junto con este tipo de comunicación debemos implementar un liderazgo efectivo para mejorar la comunicación ascendente. Este tipo de comunicación consiste en la comunicación de los empleados a los superiores. Esta comunicación nos sirve como un panorama general de lo que está sucediendo en la organización (en las diferentes áreas de esta). Esta comunicación nos otorga información detallada y especifica. Los empleados nos dan opiniones sobre el trabajo, sus compañeros y la empresa en general. Con esta información, como directivos podemos optar por tomar diferentes medidas para aumentar la eficiencia y eficacia de los trabajadores. Como directivos debemos lograr que exista una vía directa de comunicación, que no haya interferencia en los mensajes y debemos ser receptores efectivos a la retroalimentación que nos dan los empleados. Si no lo somos los miembros de la empresa se desalientan a presentar información desfavorable que nos puede ayudar a resolver conflictos o a dar iniciativas que nos pueden ayudar a mejorar. Otro problema que vemos dentro de la empresa es una crítica a la relación entre los mismos trabajadores. Ésta ocurre debido a los rumores y a la competencia desleal. Estos problemas los debemos resolver ya que pueden causar una desmejora en nuestro sistema operativo. Para lograr esto debemos buscar una integración y coordinación entre los miembros del mismo nivel. Como vimos el hecho de que haya una cooperación en el trabajo y una interdependencia es una ventaja a la cual le debemos sacar provecho. Se debe buscar ahora entonces crear una cultura organizacional que no permita estas barreras entre los mismos trabajadores sino mas bien crear un ambiente en donde las ideas de cada uno se complementen. Se debe tomar muy en cuenta la función de innovación y mantenimiento en la comunicación. La función de innovación busca incluir actividades como sistemas de sugerencias a nivel general. Se requiere cambios en el comportamiento de los individuos exigiendo una actitud positiva de parte de todos. La función de mantenimiento se refiere a los espacios de socialización y se permite la interacción a través de información oportuna y puntual para lograr relaciones interpersonales más eficientes y una identificación con la organización. Se debe motivar al personal para que comprometa con los objetivos y metas de la empresa y se debe valorar al trabajador como individuo y como parte del equipo. Liderazgo Algo que podría causar una comunicación descendente con fallas puede ser un liderazgo poco efectivo. El liderazgo es “el proceso por el que un individuo ejerce influencia sobre las personas e inspira, motiva y dirige sus actividades para que alcancen las metas…” Aquí debemos buscar convertir a nuestros directores o gerentes en personas con un gran liderazgo que motiven a las personas en su trabajo al inculcarles una cultura organizacional bien fundamentada y que motiven a estos a realizar el trabajo efectivamente. Un líder debe incluir a los demás trabajadores. Aunque un líder se puede encontrar en un puesto “superior” por su poder de motivación es necesario en una empresa. Por la cultura en México, un líder se debe enfocar en los individuos y premiarlos por su trabajo individual sin embargo, también debe reforzar la importancia de un buen trabajo en equipo. Tomando en consideración el estudio de Lewin, basándonos en los estilos de líderes podemos sugerir también un líder participativo o democrático en contraste con uno autocrático o uno liberal. Un líder participativo o democrático consulta a los empleados sobre acciones y decisiones que se proponen y busca que estos participen en estas pero sin otorgar todas las libertades de toma de decisiones. Otro problema que podría estar causando conflictos en la relación directiva-empleados es el hecho de que el poder se este utilizando de una manera que no hace sentir cómodos a los empleados. Con esto podemos llegar a lograr en el futuro un ambiente de miedo y desconfianza (como mencionamos anteriormente, puede causar problemas en la comunicación ascendente si los empleados no buscar comunicar todos los acontecimientos de la empresa con los superiores y estos no saben que problemas se deben solucionar). El poder se debe usar para influir en las acciones a otras personas. Quizás en la empresa se esta utilizando un tipo de poder mas autocrático donde el derecho del puesto es tomar decisiones. Podría ser mas efectivo, por la manera de pensar de los empleados que se utilice un poder de referencia donde se influya por carisma por ejemplo o por poder del conocimiento. Utilizando las teorías de modelos de liderazgo podríamos sugerir utilizar un modelo consultivo o de grupo participativo. En estos modelos se da mucha confianza a los subordinados y se toma en cuenta sus opiniones y se les da poder para tomar decisiones operativas. En estos modelos se busca otorgar recompensas a los trabajadores y mejorar la comunicación ascendente, descendente y horizontal. Se debe tomar en cuenta un aspecto muy importante en el liderazgo del líder. Éste debe tener la capacidad de modificar sus estilos de motivación en distintos momentos y con distintas personas. En el caso de la empresa se debe ver que tipos de motivación podrían funcionar en cada departamento y así enfocarse en los diferentes grupos de personas. Otro aspecto que podría implementar la empresa que ha resultado un método muy efectivo en la administración moderna es el “empowerment”. El empowerment “es el proceso de dar autoridad a los empleados de todos los niveles para tomar decisiones y la responsabilidad de sus resultados.” Esta podría ser una buena opción tomando en cuenta que muchos de los empleados ya toman la iniciativa de tomar decisiones sin buscar a sus superiores. Este sistema se tendría que trasmitir y dar a conocer de una manera clara a los empleados. Con el, se podría lograr que los empleados se sientan mas parte de la empresa y que se comprometan mas a ella y que se aumenten las habilidades de los empleados así logrando mejores resultados. Si tomamos en cuenta el gris gerencial de Blake y Mouton debemos buscar un estilo gerencial donde haya una preocupación por las personas al igual que una preocupación por la producción. Grupos de trabajo eficientes Comunicación La comunicación no debe ser cuestión de pasar información, sino de crear un significado para esa información y compartirlo, por lo tanto es muy importante tener la habilidad para manejar la información para que la otra persona pueda entender realmente lo que le quieren decir. Para comunicarse mejor, conviene comenzar por optimizar las conversaciones. Existen cuatro dimensiones de una conversación: contexto, relación, estructura y comportamiento. Analizándolas se puede entender por qué fallan las conversaciones y así se logran mejorar. El éxito de los directivos depende de varios factores como la habilidad para conseguir que sus conversaciones sean efectivas y productivas. Las siguientes estrategias ayudan a reformar la calidad de las conversaciones: Clarificar el objetivo: definir el objetivo al principio de la conversación Estructurar el pensamiento: La primera fase del pensamiento consiste en pensar el problema, la segunda fase consiste en pensar la solución. En este caso los directivos no deben saltarse a la segunda fase, deben enfrentar los problemas, solucionarlos y eliminarlos Administrar el tiempo: Es muy importante que se administre el tiempo antes y durante la conversación Encontrar un territorio común: Se utiliza la conversación para identificar las fronteras y aberturas por donde se pueda acceder al terreno de la otra parte Moverse más allá de la discusión Resumir con frecuencia Utilizar metáforas. Una de las principales preocupaciones de los ejecutivos en relaciones con los empleados es el grado de satisfacción en el trabajo de los empelados, por lo que es pertinente investigar el grado de satisfacción de ellos mismos en su trabajo. Las actitudes de los ejecutivos en relaciones con los empleados que parecen reflejar insatisfacción en el trabajo con frecuencia difunden hábitos de pensamiento llenos de deseos acerca del trabajo ideal, y puede ser que reflejen estados de desaliento temporales. Las condiciones de satisfacción en el trabajo para los supervisores y especialistas en relaciones con los empleados no son las mismas que las de los niveles administrativos. A niveles de supervisor y de especialista, la aceptación de los funcionarios de ejecución con los cuales trabajan es importante. Los especialistas obtienen satisfacciones de sus conocidos fuera de la compañía en sus distintas áreas de interés. Retroalimentación: Otro aspecto relevante es la retroalimentación en la empresa. Es necesario que los directivos destaquen la conducta y los logros positivos de los empleados, también entre los directivos. Una forma de ofrecer una retroalimentación positiva es a través de los elogios. Es muy frecuente que las cosas positivas que hacen o dicen las personas no se reconozcan. Elogiar puede utilizarse para reforzar una conducta positiva y así ayudar al otro a desarrollar una concepción propia positiva. No solamente el elogiar proporciona información y reconocimiento al valor de la persona, sino que puede profundizar las relaciones puesto que aumenta la franqueza, además de la gente aprende más rápido y mejor. Cuando se identifican comportamientos y acciones negativas o dañinas se debe aportar una retroalimentación negativa por medio de una crítica constructiva. Este tipo de retroalimentación es mejor darla cuando una persona de manera específica la pide. Sin embrago, aún no pidiéndola, algunas veces se necesita proporcionarla. La habilidad de la crítica constructiva se basa no en el juicio, sino más bien en la empatía. Se debe empezar por intentar simpatizar con la persona y pronosticar cómo es probable que se dé su reacción a la retroalimentación. Si la retroalimentación esta bien dada puede fortalecer las relaciones y mejorar las interacciones, pero si no es así puede que dañe las relaciones y que lleve a interacciones a la defensiva. Características de los grupos de trabajo eficientes: Los grupos de trabajo eficientes tienen un buen ambiente de trabajo, un número óptimo de miembros, demuestran cohesión, se comprometen con su tarea, respetan las reglas, encuentran maneras de alcanzar el consenso, tienen buena preparación y cumplen con los requisitos del papel principal. Un buen ambiente de trabajo comienza con la disposición de los asientos que fomenta una participación plena. Las sillas deben estar en forma de círculo porque así se aumenta la motivación para que el participante hable porque las líneas de visión son mejores para todos y todos parecen tener una condición igual. Los grupos eficaces contienen miembros suficientes para asegurar una buena interacción, pero no tantos como para que la discusión se sofoque. Motivación Se han hecho varios estudios acerca de la motivación de los empleados. Uno realizado en Alemania por la Universidad de Frankfurt demuestra que los empelados que conocen la historia de la empresa y la trayectoria de esta sienten un mayor compromiso con esta y por lo tanto una mayor motivación. Como mencionábamos anteriormente debemos comunicar a los empleados sucesos dentro de la empresa, dejarles muy claro la misión y visión de esta y sus objetivos. Dentro del tema de motivación tenemos varias teorias que podriamos aplicar para la empresa. Una de ellas es la teoría de necesidades en donde establecemos que las personas quieren llevar una vida integra con una buena relación con el trabajo. Hay varias teorías de necesidades. Nosotros utilizaremos la teoría desarrollada por Fredereick Herzberg en donde establecer que existen dos factores de la motivación; aquellos motivaciones de satisfacción y aquellos higiénicos o de insatisfacción. Estos pueden incluir el salario, la seguridad, trato en el trabajo, etc. Debemos establecer los factores higiénicos que en este caso serian la falta de comunicación, la falta de retroalimentación, la falta de liderazgo y el sentirse excluidos de la empresa y eliminarlos haciendo mas fuertes los motivacionales. Hay dos teorías de las necesidades; la teoría ERG por Clayton Alderfer y la teoría de las tres necesidades por John W. Atkinson que nos establecer que éstas se dividen en categoría. La ERG señala que estos son los existenciales, los de relación y los de crecimiento personal. La de las tres necesidades señala que se tiene la necesidad de logro, de poder y de afiliación. Creemos que es muy importante que la empresa tome en cuenta estos aspectos. Es necesario que la empresa impulse no solo la satisfacción personal pero al satisfacción integral dentro de la empresa. Es importante que el empleado busque tener metas que puede lograr y que la empresa se las de. Además este logro y estas relaciones son muy impulsadas por la alta dirección. También podemos considerar la teoría de la equidad. Esta teoría señala que un factor muy importante en la motivación del trabajo es que la recompensa y retroalimentación individual sea igual para todos. Esto es muy importante porque define que la retroalimentación debe estar ligada al esfuerzo. Muchos empleados de la empresa piensan que hay personas que no trabajan mucho y que todos reciben la misma atención. Es importante motivar a los empleados que realizan un esfuerzo mayor y es importante dar retroalimentación positiva y negativa a todos por igual. Otra teoría que podemos considerar es la teoría de la expectativa de Nadler y Lawler. Esta teoría señala cuatro hipótesis sobre la conducta en las empresas que se relacionan con expectativas. Señala que la conducta está determinada por la conducta de la persona al igual que por el ambiente de trabajo, que las personas toman decisiones conscientes acerca de su conducta en la empresa, que las personas tienen diferentes necesidades y metas y que las personas optan por conductas que cumplan sus expectativas. Aquí entonces es importante considerar que el esfuerzo que tendremos por parte de los empleados está relacionado con las expectativas que tienen de satisfacción. Por esto como mencionamos antes es importante tener medios de retroalimentación y recompensas. Otra teoría que se podría utilizar en la empresa es la teoría de reforzamiento de Skinner. En esta vemos que el empleado reacciona a estímulos. Aquellos comportamientos que tienen consecuencias positivas se repetirán. Por esto, debemos enfocarnos en recompensar comportamientos positivos y así lograr que la empresa en un futuro sea más productiva. Si no recompensamos los logros, no obtendremos más en el futuro. Por último, podemos también considerar la teoría de las metas. Esta teoría expuesta por Locke es importante porque nos señala que debemos establecer normas y evaluar si se puede cumplir y si se une a metas personales del empleado. Si hacemos esto daremos objetivos más claros a los empleados y éstos realizarán su trabajo con más satisfacción y de mejor manera. Para lograr establecer estas teorías debemos considerar los reconocimientos que se le pueden dar al empleado. Existen dos tipos de reconocimiento; los formales y los informales. Los informales son simples, inmediatos y de bajo costos. Estos pueden ser una tarjeta de agradecimiento, un correo electrónico, un agradecimiento público, etc. Los reconocimientos formales son para un reconocimiento más importante. Se pueden utilizar para felicitar a un empleado por sus años en la empresa, para reforzar objetivos o para premiar un trabajo muy bien hecho. Para la empresa en cuestión creemos que serian muy eficaces los incentivos informales ya que por ejemplo con reconocimientos públicos todos se sentirían mas motivados a lograr su trabajo por desear que se les reconozca a ellos. Se podría utilizar reconocimientos formales si algún empleado realiza una actividad muy satisfactoria para la empresa. La empresa como un sistema social Para establecer la empresa como un sistema social, sugerimos que se implemente una cultura organizacional y se fomente esta dentro de la empresa. Esta se debe hacer considerando los valores de la misma empresa (misión y visión) y la de los empleados. Recomendamos que esta se haga por escrito y se comunique a todos los empleados en alguna reunión para que todos sientan que son parte de ella. Sugerimos que se realice una investigación para ver como se sienten los empleados respecto a la cultura organizacional actual (si es que consideran que hay una) y que quisieran ellos que se fomentara. Esta encuesta se debe hacer a todos los niveles de la organización para que el sistema social sea efectivo. Como mencionamos en la sección de “seleccionando solución” podemos tomar ventaja de aspectos como la interdependencia en la empresa para lograr esta interacción de la cultura organizacional. Comunicación Organizacional Para mejorar la comunicación dentro de la empresa primero debemos reconocer que hay fallas en todos los niveles. Este proceso es de largo plazo pero sugerimos los siguientes tips para que los trabajadores se sientan mas motivados y por lo tanto se comuniquen mas con sus superiores y mejore la producción. Estos son:
Liderazgo Para mejorar el liderazgo dentro de la empresa sugerimos que los directivos busquen comunicarse mas con los empleados. Esto se podrá facilitar si se toman en cuenta las sugerencias en los puntos mencionados anteriormente. Además de esto sugerimos, si es posible, cursos de liderazgo para los directivos. De esta manera, con esta capacitación podrán lograr una mejor relación con los empleados y que estos busquen trabajar con mas ganas. El liderazgo es un punto muy importante y aunque muchas veces es algo nato podemos fomentarlo para lograr mejores relaciones de trabajo. Grupos de trabajo eficientes Para lograr grupos de trabajo eficientes debemos crear un ambiente de trabajo óptimo. Con esto nos referimos a que debemos buscar reforzar una buena relación entre los trabajadores. Buscar realizar comidas o reuniones de integración para que se conozcan más. Estas reuniones pueden también incluir a las familias de los empleados para así lograr uniones mas fuertes. Se debe buscar que los trabajadores se comprometan con su tarea como mencionábamos anteriormente al tomar en cuenta sus metas personales y aquellos que saben realizar mejor. también se debe buscar que se respeten las reglas al reforzar una cultura organizacional fuerte. Debemos buscar el respeto entre los miembros de los equipos de trabajo y debemos reforzar el hecho de que éstos tengan una interdependencia fuerte. Debemos investigar si los grupos de trabajo son de tamaño óptimo para realizar las tareas necesarias también. En general debemos tomar en cuenta las necesidades de interacción del personal. Motivación Considerando las teorías de motivación y lo mencionado anteriormente acerca de formas de reconocimientos podemos establecer que es importante que se tenga muy en cuenta las necesidades personales y de interacción del empleado. Al investigar acerca de esto y tener muy claro que tipos de objetivos quieren alcanzar en la empresa el motivarlos será más fácil. Debemos tomar en cuenta la equidad en las acciones de la empresa y la retroalimentación es esencial en lograr la motivación de los empleados. El director deberá representar una fuerza motivacional para el personal. Para esto deberá conocer las necesidades de este mismo y buscar otorgar a cada uno metas que desean cumplir y que podrán cumplir. El reconocimiento a los empleados puede ser de manera monetaria pero si no se cuenta con estos recursos se podrán realizar otras actividades. Además de las que mencionamos en la sección de seleccionando la solución podemos establecer como opciones las siguientes:
Es muy importante que logremos motivar a nuestros empleados reconociendo sus meritos y fracasos de una manera eficiente para así lograr el mejoramiento integral de la empresa.
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